ChatGPTで営業メールを作成する方法｜返信率を高める活用術

営業メールを作るたびに、

「どんな文章を書けばいいかわからない」
「毎回似たようなメールになってしまう」
「営業メールの作成に時間がかかる」

と悩んでいないでしょうか。

新規顧客へのアプローチ、問い合わせへの返信、商談後のお礼、休眠顧客へのフォローなど、営業担当者は多くのメールを作成します。

こうしたメール作成を効率化する方法のひとつがChatGPTです。

ChatGPTを活用すれば、メールの目的や相手、伝えたい内容を入力するだけで、営業メールのたたき台を短時間で作成できます。

ただし、単に「営業メールを書いて」と依頼するだけでは、ありきたりな文章になりやすいため注意が必要です。

この記事では、ChatGPTで営業メールを作成する方法から、そのまま使えるプロンプト、具体的なメール例、利用時の注意点までわかりやすく解説します。

ChatGPTで営業メールは作れる？

ChatGPTは営業メールの作成にも活用できます。

たとえば、次のようなメールです。

• 新規顧客への営業メール
• 問い合わせへの返信
• 商談後のお礼メール
• 見込み顧客へのフォローメール
• セミナー案内
• 商品・サービスの紹介
• 休眠顧客への再アプローチ
• アポイント依頼

特に便利なのは、ゼロから文章を考えなくてもよくなることです。

営業メールを書く際には、「件名をどうするか」「最初の文章をどうするか」「商品のメリットをどう説明するか」など、考えることがたくさんあります。

ChatGPTに必要な情報を与えれば、こうした作業のたたき台を作ってもらえます。

ただし、ChatGPTが相手との関係性や過去の商談内容をすべて理解しているわけではありません。

そのため、AIにメールを丸投げするのではなく、下書きを作ってもらい、人が仕上げるという使い方がおすすめです。

ChatGPTでできる仕事をもっと知りたい方はこちらも参考にしてください。

→ ChatGPTでできること20選｜仕事・勉強・日常で役立つ活用例を初心者向けに解説

営業メール作成でChatGPTに伝える5つの情報

ChatGPTで営業メールを作るときは、できるだけ具体的な条件を伝えることが重要です。

特に次の5つを意識しましょう。

1．誰に送るのか

最初にメールの相手を指定します。

たとえば、

• 中小企業の経営者
• IT担当者
• 人事担当者
• 既存顧客
• 初めて連絡する見込み顧客

などです。

相手によって適切な言葉遣いや説明内容が変わります。

2．メールの目的

次に「何をしてほしいメールなのか」を明確にします。

たとえば、

• 商品を紹介したい
• 商談のアポイントを取りたい
• セミナーへ参加してほしい
• 資料をダウンロードしてほしい
• 商談後にお礼を伝えたい

などです。

目的を明確にすると、文章の方向性が定まりやすくなります。

3．紹介する商品・サービス

営業メールなら、商品やサービスについての情報も必要です。

ただし、機能を大量に入力するだけではなく、

「この商品によって相手のどんな課題を解決できるのか」

まで伝えるのがポイントです。

4．メールの長さや文章の雰囲気

ChatGPTには文章の長さも指定できます。

たとえば、

「300文字程度」
「簡潔に」
「丁寧なビジネス文章」
「初めて連絡する相手なので押し売り感をなくす」

などです。

5．相手に取ってほしい行動

最後に、メールを読んだ相手に何をしてほしいのかを指定します。

「返信してほしい」
「商談の日程を選んでほしい」
「資料を確認してほしい」

など、次の行動を明確にすると営業メールを作りやすくなります。

ChatGPTで営業メールを作る4ステップ

それでは実際の作り方を見ていきましょう。

1．相手と目的を決める

まず、

「誰に」「何のために」送るメールなのか

を整理します。

たとえば、

「中小企業のIT担当者に業務効率化サービスを紹介し、オンライン商談につなげたい」

というように具体化します。

2．ChatGPTに条件を伝える

次に必要な条件を入力します。

例として、

中小企業のIT担当者へ業務効率化サービスを紹介する新規営業メールを作成してください。
目的はオンライン商談の獲得です。
300文字程度、丁寧で押し売り感のない文章にしてください。

これだけでも営業メールの下書きを作れます。

さらに商品・サービスの特徴や相手の課題を追加すると、具体性が高まります。

3．生成されたメールを改善する

最初の回答をそのまま使う必要はありません。

たとえば、

もう少し短くしてください。

営業色を弱くしてください。

件名を5案作ってください。

中小企業の経営者向けに変更してください。

メリットを冒頭で伝えてください。

などと追加で指示します。

ChatGPTは、一度で完成させるよりやり取りしながら修正する方が使いやすい文章になりやすいです。

4．人が内容を確認する

最後に必ず内容を確認します。

特に、

• 相手の会社名・氏名
• 商品名
• 価格
• 数字
• 日付
• URL
• 商談内容
• 敬語

などに間違いがないかチェックしてください。

相手・目的を決める → 条件を入力 → AIで下書き・改善 → 人が確認して送信

というシンプルな流れ。

新規営業メールのプロンプト例

新規営業では、最初から商品を強く売り込むと読まれにくくなる場合があります。

まず相手の課題を意識して文章を作ります。

プロンプト

あなたは法人営業担当者です。
以下の条件で新規営業メールを作成してください。

【相手】中小企業の経営者
【商品】業務効率化サービス
【相手の課題】人手不足と事務作業の負担
【目的】オンライン商談の獲得
【文字数】300文字程度

初めて連絡する相手なので、押し売り感をなくしてください。
件名も5案作成してください。

メール例

件名：日々の事務作業を効率化する方法のご提案

株式会社○○
○○様

突然のご連絡失礼いたします。

株式会社△△の□□と申します。

弊社では、中小企業様向けに日々の定型業務を効率化するサービスを提供しております。

人手不足や事務作業の負担についてお悩みの企業様からご相談をいただくことが増えております。

もし同様の課題をお持ちでしたら、具体的な活用例を含め、オンラインで20分ほどご紹介できればと思いご連絡いたしました。

ご興味がございましたら、ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

商談後のお礼メールをChatGPTで作る

商談後のお礼メールもChatGPTと相性のよい用途です。

単なる「ありがとうございました」だけでなく、商談内容を反映させると相手に伝わりやすくなります。

プロンプト

今日オンライン商談をした顧客へお礼メールを作成してください。

商談で話した内容は以下です。

・業務効率化サービスを紹介
・相手は社内の事務作業削減に関心がある
・来週までに資料を送る予定

200文字程度の丁寧なビジネスメールにしてください。

メール例

件名：本日のお打ち合わせのお礼

株式会社○○
○○様

本日はお忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。

特に事務作業の効率化についてお話を伺うことができ、大変参考になりました。

本日ご説明した内容について、関連資料を整理のうえ来週までにお送りいたします。

ご不明な点などございましたら、お気軽にお知らせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

セミナー案内メールをChatGPTで作る

セミナーやイベントの案内にも利用できます。

プロンプト

既存顧客へオンラインセミナーの案内メールを作ってください。

テーマ：生成AIによる業務効率化
対象：中小企業の経営者・担当者
開催方法：オンライン
参加費：無料

セミナーのメリットが最初に伝わる文章にしてください。
300文字程度でお願いします。

このように条件を指定すれば、案内文のたたき台を短時間で作れます。

返信がない相手へのフォローメール

営業メールを送っても返信がないことは珍しくありません。

この場合もChatGPTを利用できます。

プロンプト

1週間前にサービス紹介の営業メールを送りましたが返信がありません。

相手を急かさず、確認してもらえるようなフォローメールを作ってください。
150文字程度、丁寧な文章にしてください。

ポイントは、返信を強く要求しないことです。

「先日のメールはご覧いただけましたでしょうか」だけでなく、相手にとって役立つ情報や資料を添える方法もあります。

返信されやすい営業メールに改善する方法

ChatGPTで文章を作っただけで返信率が上がるわけではありません。

営業メールでは、相手が「自分に関係のあるメールだ」と感じられる内容にすることが重要です。

件名を複数作る

件名は最初に目に入る部分です。

ChatGPTに、

この営業メールに合う件名を10案作ってください。
誇張表現や煽る表現は使わないでください。

と依頼し、複数案から選ぶ方法があります。

冒頭で相手の課題に触れる

自社商品の説明から始めるのではなく、相手が抱えていそうな課題から文章を組み立てます。

ただし、相手について確認できていないことを勝手に決めつけないよう注意してください。

メールを長くしすぎない

情報を詰め込みすぎると、重要な内容が伝わりにくくなります。

最初のメールでは概要を簡潔に伝え、詳細は資料や商談で説明する方法もあります。

次にしてほしいことを明確にする

営業メールの最後に、

「ご興味があればご返信ください」

だけで終わらせず、

「20分程度のオンライン説明をご希望でしたら、ご都合のよい日時をお知らせください」

など、次の行動を具体的にするとわかりやすくなります。

ChatGPTを仕事で使いこなしたい方へ

ChatGPTは営業メールだけでなく、企画書、報告書、議事録、資料作成などさまざまな業務に活用できます。

一方で、仕事で成果につなげるには、単にプロンプトを覚えるだけではなく、目的に応じてAIへ必要な情報を与え、出力を修正する力も重要です。

生成AIを仕事で体系的に学びたい場合は、AIスクールを利用する方法もあります。

→ TechMeets（テックミーツ）の評判・口コミは？料金・特徴・おすすめな人を徹底解説

ChatGPTで営業メールを作るメリット

メール作成時間を短縮できる

営業担当者が毎日何通ものメールを作る場合、一通ずつゼロから文章を考えると時間がかかります。

基本となるプロンプトを用意しておけば、相手や条件を変更しながら下書きを作れます。

表現の候補を増やせる

自分だけで文章を作っていると、毎回同じような表現になりがちです。

ChatGPTに、

「別の言い方を5案出してください」

と依頼すれば、文章表現の候補を増やせます。

営業メールを標準化しやすい

営業担当者ごとにメールの品質が大きく異なる場合、基本プロンプトやテンプレートを共有する方法があります。

ただし、テンプレートをそのまま大量送信するのではなく、相手に合わせて内容を調整することが重要です。

メールの改善案を出してもらえる

自分で書いた営業メールをChatGPTに入力し、

このメールを受け取る側の立場から、わかりにくい部分や改善点を指摘してください。

と依頼する使い方もできます。

文章作成だけでなく、チェック役として使えるのもメリットです。

ChatGPTで営業メールを作る際の注意点

個人情報・機密情報を安易に入力しない

営業メールでは、顧客名、担当者名、取引内容などを扱うことがあります。

生成AIへ入力してよい情報について、勤務先のルールを確認してください。

必要に応じて、

「A社」
「担当者B」
「商品C」

などに置き換えて作成し、最後に正しい情報へ戻す方法もあります。

内容をそのまま送信しない

ChatGPTが作った文章には、事実と異なる情報が含まれる可能性があります。

価格、商品仕様、キャンペーン内容、日付などは必ず確認しましょう。

相手に合わせて文章を調整する

同じ営業メールを全員に送るのではなく、相手の業種、役職、課題、過去のやり取りなどに合わせて修正することが重要です。

不自然な表現を修正する

AIが作成した文章は、必要以上に丁寧だったり、一般的すぎたりする場合があります。

普段の自社のメールと比べながら調整しましょう。

AIを業務で利用する際のメリット・注意点についてはこちらでも解説しています。

→ AIを業務に導入するメリット・デメリット｜中小企業向け解説

ChatGPTを営業メール以外でも活用する

営業活動ではメール以外にも文章作成の仕事があります。

たとえば企画書や提案書です。

→ ChatGPTで企画書を作成する方法｜返信率を高める活用術

※ここは実際の記事タイトルに合わせてリンク文字を調整してください。

報告書作成についてはこちらです。

→ ChatGPTでレポート・報告書を作成する方法｜仕事で使えるプロンプト例も紹介

こうした定型的な文章作成をAIで支援することで、営業担当者が顧客対応などに使える時間を増やすことができます。

ChatGPTで営業メールを作る際のよくある質問

ChatGPTで営業メールを自動作成できますか？

営業メールの下書き作成には活用できます。

ただし、相手との関係や商談状況まですべて正確に判断できるわけではないため、送信前に人が内容を確認することが重要です。

無料のChatGPTでも営業メールを作れますか？

利用できる機能の範囲で、営業メールの下書きや文章改善などに活用できます。利用可能なモデル・機能・上限などは変更されることがあるため、実際のChatGPT画面で確認してください。

ChatGPTで作ったメールをそのまま送っても大丈夫ですか？

おすすめしません。

会社名、担当者名、価格、商品情報などを確認し、相手に合わせて文章を調整してから送信しましょう。

営業メールの件名もChatGPTで作れますか？

作成できます。

本文を入力して、

この営業メールに合う件名を10案作ってください。

と依頼すると複数案を比較できます。

ChatGPTを使えば営業メールの返信率は上がりますか？

ChatGPTを使っただけで返信率が上がるとは限りません。

返信には、相手との関係、提案内容、タイミング、件名、文章など多くの要因が影響します。

ChatGPTは、文章作成や改善を支援するツールとして利用するのが適切です。

まとめ

ChatGPTを活用すると、新規営業、商談後のお礼、フォロー、セミナー案内など、さまざまな営業メールの作成を効率化できます。

基本的な流れは、

①相手と目的を決める
②必要な条件を入力する
③ChatGPTで下書き・改善する
④人が確認して送信する

です。

特に重要なのは「営業メールを作って」とだけ入力するのではなく、相手・目的・商品やサービス・文章の条件・取ってほしい行動を具体的に伝えることです。

ChatGPTを営業担当者の代わりにするのではなく、メール作成を支援してくれるアシスタントとして活用してみましょう。

AIを仕事で使えるスキルを身につけたい方へ

営業メールだけでなく、資料作成や情報整理などにも生成AIを活用したい方は、体系的に学ぶ方法もあります。

TechMeetsについては、こちらの記事で料金・特徴・評判などを詳しく紹介しています。

→ TechMeets（テックミーツ）の評判・口コミを詳しく見る