ChatGPTでFAQを作成する方法｜問い合わせ対応を効率化するコツ

「同じような問い合わせへの回答に時間がかかる」「よくある質問をFAQにまとめたいけれど、文章を考えるのが大変」と感じていませんか？

企業サイトやECサイト、社内ヘルプデスクなどでは、似た内容の問い合わせが繰り返し発生することがあります。

そこで活用できるのがChatGPTです。

ChatGPTを使えば、商品やサービスの情報、過去の問い合わせ内容などをもとに、FAQの質問候補や回答文を効率よく作成できます。

ただし、ChatGPTに「FAQを作って」と入力するだけでは、自社に合った回答にならないこともあります。

この記事では、ChatGPTを使ってFAQを作成する具体的な手順から、プロンプト例、活用例、注意点まで初心者にもわかりやすく解説します。

ChatGPTでFAQは作成できる？

ChatGPTはFAQ（よくある質問）の作成にも活用できます。

FAQを一から作る場合、

どの質問を掲載するか
質問をどのように分類するか
回答をどう書くか
初心者にも理解できる表現になっているか

など、意外に多くの作業が必要です。

ChatGPTに商品やサービスの概要、想定される利用者、過去に多かった問い合わせなどを伝えることで、質問候補と回答案をまとめて作成できます。

もちろん、生成された回答をそのまま公開するのではなく、内容を担当者が確認してから利用することが重要です。

ChatGPTでFAQ作成を効率化するメリット

FAQの質問候補を短時間で洗い出せる

FAQ作成で最初に悩みやすいのが、「利用者は何を疑問に感じるのか」という点です。

商品やサービスの概要をChatGPTに伝えて、

「利用者から想定される質問を20個挙げてください」

と指示すれば、質問候補を短時間で洗い出せます。

そこから実際に問い合わせの多い質問を選べば、FAQ作成のたたき台になります。

回答文の作成を効率化できる

質問は決まっていても、わかりやすい回答文を書くには時間がかかります。

ChatGPTなら、

「初心者にもわかるように」
「100文字程度で」
「専門用語を使わずに」

などの条件を指定して回答案を作成できます。

担当者はゼロから文章を書くのではなく、生成された文章を確認・修正する作業に集中できます。

FAQの表現を統一しやすい

複数の担当者でFAQを作ると、文章の長さや言葉遣いがバラバラになることがあります。

ChatGPTに、

「すべて丁寧語で統一してください」
「回答は150文字以内にしてください」

などのルールを指定すれば、FAQ全体の表現をそろえやすくなります。

ChatGPTを業務で活用するには、質問の仕方だけでなく、実際の仕事にどう組み込むかを身につけることも重要です。
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ChatGPTでFAQを作る5ステップ

1．FAQの目的を決める

最初に「誰の、どんな疑問を解決するFAQなのか」を決めます。

例えば、

商品購入前の疑問を解消する
サービス利用者の問い合わせを減らす
社内のIT関連問い合わせを減らす
新入社員からの質問をまとめる

などです。

目的が明確になるほど、ChatGPTも適切な質問と回答を作りやすくなります。

2．FAQ作成に必要な情報を整理する

次にChatGPTへ渡す情報を準備します。

最低限、次のような情報があると作りやすくなります。

商品・サービスの概要
FAQを読む人
よくある問い合わせ
回答に含めたい情報
文体や文字数

情報が不足していると、一般的な回答しか生成されないことがあります。

3．ChatGPTに質問候補を作ってもらう

情報を整理したら、まず質問候補を作成します。

例えば次のように指示できます。

当社は中小企業向けのクラウドサービスを提供しています。
初めて利用する企業担当者から想定される質問を20個作成してください。
「料金」「導入」「使い方」「サポート」に分類してください。

カテゴリーも指定すると、FAQページとして整理しやすくなります。

4．質問ごとの回答案を作成する

質問候補が決まったら、回答文を作ります。

例えば、

以下の質問に対するFAQの回答を作成してください。
対象は初めてサービスを利用する人です。
専門用語をできるだけ使わず、150文字以内でわかりやすく説明してください。

といった形です。

一度に大量のFAQを作るより、重要な質問から順番に作成して確認すると修正しやすくなります。

5．人が確認して公開する

最後に必ず内容を確認します。

特に、

料金
契約条件
解約方法
返品条件
サポート内容
法律や制度に関係する内容

などは、誤った回答を掲載するとトラブルにつながる可能性があります。

ChatGPTはFAQ作成を支援するツールとして利用し、最終確認は人が行いましょう。

FAQ作成でChatGPTに伝えたい5つの情報

精度の高いFAQを作るには、単に「FAQを作ってください」と指示するのではなく、必要な情報を具体的に伝えることが大切です。

特に重要なのが「対象者」です。

同じサービスでも、初心者向けFAQと既存利用者向けFAQでは必要な質問が変わります。

例えば初心者向けなら料金や申込み方法、既存利用者向けなら操作方法やトラブル対処などが中心になります。

そのまま使えるChatGPTのFAQ作成プロンプト

基本形として、次のようなプロンプトが使えます。

あなたはカスタマーサポート担当者です。
以下の商品についてFAQを作成してください。

商品・サービス：〇〇
対象者：〇〇
よくある問い合わせ：〇〇
FAQの目的：〇〇

質問を10個作成し、それぞれに初心者にもわかりやすい回答を付けてください。
回答は150文字以内、丁寧な文章にしてください。

生成結果が希望と違う場合は、一からやり直す必要はありません。

「回答をもう少し短くしてください」
「専門用語を減らしてください」
「購入前の質問を増やしてください」

などと追加指示を出して調整できます。

ChatGPTを使ったFAQの活用例

企業サイト

営業時間、料金、申込み方法、サービス内容、サポートなど、問い合わせの多い内容をFAQとして整理できます。

問い合わせ前に利用者自身で問題を解決できれば、担当者の負担軽減にもつながります。

社内ヘルプデスク

「パスワードを忘れた」「社内システムにログインできない」「申請方法がわからない」など、社内で繰り返される質問の整理にも利用できます。

担当者が毎回同じ説明をする手間を減らせます。

ECサイト

ECサイトでは、

送料
支払い方法
発送時期
返品・交換
キャンセル

などの質問が発生しやすくなります。

既存の利用規約や配送条件などを確認しながら回答案を作成すると効率的です。

SaaSサービス

SaaSでは、料金プランだけでなく、初期設定、操作方法、アカウント管理、トラブル対応など多くのFAQが必要になります。

質問をカテゴリー別に整理する作業にもChatGPTを活用できます。

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良いFAQを作るためのコツ

質問は利用者の言葉で書く

企業側の専門用語ではなく、実際に利用者が検索したり問い合わせたりするときの表現を使います。

例えば「契約解除手続き」より「解約するにはどうすればいいですか？」の方が理解しやすい場合があります。

最初に結論を書く

回答は結論から書くと読みやすくなります。

「はい、できます。」
「〇〇から変更できます。」

など、最初に答えを示してから補足説明を加えます。

1つの質問に情報を詰め込みすぎない

1つの回答が長くなりすぎる場合は、質問を分けることも検討しましょう。

利用者が必要な情報を短時間で見つけられることがFAQでは重要です。

ChatGPTでFAQを作る際の注意点

内容の正確性を必ず確認する

ChatGPTが生成した情報が常に正しいとは限りません。

特に自社独自の料金やサービス条件などは、最新の公式情報と照らし合わせて確認してください。

機密情報や個人情報を安易に入力しない

過去の問い合わせを利用するときは、顧客名、メールアドレス、電話番号などの個人情報をそのまま入力しないよう注意します。

社内の機密情報についても、自社のAI利用ルールを確認して扱いましょう。

FAQを定期的に更新する

商品やサービスの内容が変われば、FAQの回答も古くなります。

料金変更、新機能追加、利用規約変更などがあった場合はFAQも見直しましょう。

FAQを作った後もChatGPTで改善できる

FAQは一度作って終わりではありません。

実際の問い合わせ内容を確認すると、「FAQに載せていなかった質問」が見つかることがあります。

新しい問い合わせを個人情報などを除いた形で整理し、ChatGPTに、

現在のFAQで不足している質問を抽出してください。

と依頼する方法もあります。

また、回答がわかりにくい場合には、

この回答を初心者にも理解できる文章に書き直してください。

と指示できます。

このように、作成だけでなくFAQの継続的な改善にもAIを活用できます。

FAQ作成だけでなく、生成AIを実際の業務で使いこなせるようになりたい方は、実践的に学べるAIスクールを利用する方法もあります。

AIを仕事で本格的に活用したい人へ

FAQ作成は、ChatGPTを仕事で活用する方法の一例です。

生成AIは、FAQだけでなくメール、企画書、報告書、マニュアル、議事録などさまざまな業務に利用できます。

ただし、仕事で成果につなげるには「ChatGPTの使い方」だけでなく、どの業務にどう組み込むかを考えることも重要です。

独学だけでは難しいと感じる場合は、AIスクールで体系的に学ぶ方法もあります。

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よくある質問

ChatGPTだけでFAQを完成させても大丈夫ですか？

ChatGPTだけで完成させるのではなく、生成された回答を担当者が確認することをおすすめします。特に料金、契約条件、返品・解約など重要な情報は必ず確認してください。

過去の問い合わせからFAQを作れますか？

過去の問い合わせ内容を整理して、よくある質問を抽出する用途にも活用できます。ただし、個人情報や機密情報の取り扱いには注意が必要です。

FAQは何件くらい作ればいいですか？

決まった数はありません。最初から大量に作るより、実際に問い合わせの多い質問から優先して掲載し、必要に応じて追加していく方法が現実的です。

ChatGPTで作ったFAQはそのままWebサイトに掲載できますか？

文章として掲載することはできますが、内容の正確性を確認してから公開しましょう。自社の商品・サービスに合わせた修正も必要です。

ChatGPTを仕事で活用したい方は、こちらの記事も参考にしてください。

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AIスクールと独学はどちらがおすすめ？メリット・デメリットを比較
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まとめ

ChatGPTを活用すると、FAQの質問候補の洗い出しから回答文の作成、文章の修正まで効率化できます。

ポイントは、単に「FAQを作って」と依頼するのではなく、対象者・目的・商品情報・回答条件などを具体的に伝えることです。

また、生成された回答をそのまま公開せず、人が内容を確認することも欠かせません。

まずは実際によく寄せられる質問を5～10件程度選び、ChatGPTで回答案を作るところから始めてみましょう。