ChatGPTでレポート・報告書を作成する方法｜仕事で使えるプロンプト例も紹介

ChatGPTを使えば、仕事で必要なレポートや報告書の作成を効率化できます。

「報告書を書くのに時間がかかる」
「文章をまとめるのが苦手」
「何から書けばいいかわからない」

このような悩みがある場合、ChatGPTに内容を整理してもらったり、文章の下書きを作ってもらったりすることで、作成時間を短縮できます。

ただし、ChatGPTに「報告書を書いて」と依頼するだけでは、実際の業務で使える内容にならないこともあります。

重要なのは、目的・読み手・必要な情報・文章の形式を具体的に伝えることです。

この記事では、ChatGPTを使ってレポート・報告書を作成する方法を、初心者にもわかりやすく解説します。そのまま使えるプロンプト例や注意点も紹介するので、日常業務の効率化に役立ててください。

ChatGPTでほかに何ができるか知りたい方は、
→ ChatGPTでできること20選｜仕事・勉強・日常で役立つ活用例を初心者向けに解説

ChatGPTでレポート・報告書は作成できる？

ChatGPTは、レポートや報告書を作る際のさまざまな作業をサポートできます。

たとえば、

• 報告書の構成を考える
• メモを文章に整理する
• 長い文章を要約する
• 読みやすい文章に修正する
• 箇条書きを文章にする
• 誤字や表現をチェックする
• 上司向けの文章に整える

といった使い方ができます。

特に便利なのが、ゼロから文章を考えなくてよくなることです。

報告したい内容を箇条書きで入力し、ChatGPTに文章として整理してもらえば、下書きを短時間で作成できます。

ただし、ChatGPTが作成した文章をそのまま提出するのではなく、事実関係や数字を確認してから利用することが重要です。

ChatGPTで作成できるレポート・報告書の例

仕事ではさまざまな種類の報告書を作成します。

ChatGPTは、特に文章の整理や構成が必要な報告書と相性がよいツールです。

日報・週報

その日に行った業務や進捗を箇条書きで入力し、読みやすい日報に整理できます。

たとえば、

「顧客Aへ見積書送付」
「新商品の資料作成」
「営業会議参加」

といった簡単なメモから、上司へ提出する文章を作れます。

営業報告書

訪問先、商談内容、顧客の反応、今後の対応などを整理できます。

商談後に簡単なメモを残しておき、ChatGPTに報告書形式へ変換してもらえば、文章作成の負担を減らせます。

業務報告書

プロジェクトの進捗や作業内容、発生した問題、今後の予定などを整理する際にも便利です。

複数の情報を、

「実施内容」「結果」「課題」「今後の対応」

のように分類してもらうこともできます。

トラブル・障害報告書

発生日時、状況、原因、対応、再発防止策などを整理できます。

ただし、事故やトラブルなど重要な報告書では、AIが推測した内容を事実として記載しないよう十分注意してください。

会議・研修レポート

会議や研修で学んだ内容を要約し、自分の所感や今後の行動まで含めたレポートに整理することもできます。

ChatGPTでレポート・報告書を作成する5ステップ

実際にChatGPTを使って報告書を作る方法を見ていきましょう。

1．報告書の目的を決める

最初に「何のための報告書なのか」を明確にします。

同じ内容でも、上司への報告と顧客への報告では文章の書き方が変わります。

たとえば、

• 上司への業務報告
• 顧客への進捗報告
• 社内共有
• 会議結果の報告

など、目的をChatGPTに伝えます。

2．必要な情報を箇条書きにする

最初からきれいな文章を書く必要はありません。

まず事実を箇条書きにします。

たとえば営業報告なら、

• 訪問先：A株式会社
• 日時：8月20日14時
• 内容：新サービスの説明
• 顧客の反応：料金について検討したい
• 次回：来週再度連絡

程度でも構いません。

3．ChatGPTに形式を指定する

次に、どのような形で文章を作ってほしいか伝えます。

たとえば、

「上司へ提出する営業報告書として、結論を先にして簡潔にまとめてください」

と指定します。

目的や形式を具体的にするほど、使いやすい回答を得やすくなります。

4．生成された文章を確認・修正する

ChatGPTが作った文章には、事実と異なる内容や不自然な表現が含まれる可能性があります。

特に、

• 人名
• 会社名
• 日付
• 金額
• 数字
• 決定事項

は必ず確認してください。

5．自分の言葉に整えて完成させる

最後に、社内の書式や自分の立場に合わせて文章を修正します。

ChatGPTの役割は、報告書をすべて任せることではなく、作成を手伝ってもらうことと考えるとよいでしょう。

そのまま使える報告書作成プロンプト

ここからは、実際にChatGPTへ入力できるプロンプト例を紹介します。

基本の報告書

以下の情報をもとに、上司へ提出する業務報告書を作成してください。
結論を先に書き、簡潔で読みやすい文章にしてください。

【目的】
【実施内容】
【結果】
【問題点】
【今後の対応】

この形式を保存しておけば、毎回内容だけ変更して使えます。

日報を作成するプロンプト

以下の業務内容から日報を作成してください。
「本日の業務」「成果」「課題」「明日の予定」の4項目に整理してください。
上司が短時間で確認できるよう簡潔にまとめてください。

【本日の業務メモ】
ここに箇条書きで入力

営業報告書のプロンプト

以下の商談メモをもとに営業報告書を作成してください。
「訪問目的」「商談内容」「顧客の反応」「課題」「次回の対応」に分けて整理してください。
事実として入力されていない内容は追加しないでください。

【商談メモ】
ここに入力

トラブル報告書のプロンプト

以下の情報をもとに社内向けのトラブル報告書を作成してください。
「発生日時」「発生内容」「原因」「実施した対応」「今後の再発防止策」の順番で整理してください。
不明な情報は推測せず「要確認」としてください。

【情報】
ここに入力

文章を短くするプロンプト

以下の報告書を、内容を変えずに300文字程度に要約してください。
重要な数字、決定事項、今後の対応は残してください。

ChatGPTを仕事でもっと活用したい方へ

ChatGPTは報告書作成だけでなく、メール、資料、議事録、情報整理など、さまざまな業務に活用できます。

ただし、仕事で効果的に利用するには、単に質問するだけでなく、目的に合わせてAIへ指示する方法を身につけることが重要です。

生成AIを基礎から実務活用まで体系的に学びたい場合は、AIスクールを利用する方法もあります。

→ TechMeets（テックミーツ）の評判・口コミは？料金・特徴・おすすめな人を徹底解説

ChatGPTで報告書を作るメリット

作成時間を短縮できる

報告内容を箇条書きで入力して文章化してもらえば、ゼロから文章を書く時間を減らせます。

特に日報や週報など、繰り返し作成する文書では効率化しやすいでしょう。

文章を整理しやすい

頭の中では内容がわかっていても、文章として整理するのが難しいことがあります。

ChatGPTに「結論から書く」「項目別に整理する」などと指定すれば、読みやすい構成に整えられます。

表現を修正できる

自分で作った文章を入力し、

「より丁寧な表現にしてください」

「簡潔なビジネス文章にしてください」

と依頼する使い方もできます。

報告書の形式を統一しやすい

毎回同じプロンプトを使えば、日報や営業報告などの形式を揃えやすくなります。

社内でテンプレートを決めて利用する方法もあります。

ChatGPTで報告書を作成するときの注意点

便利だからこそ、業務で使う際には注意が必要です。

機密情報・個人情報を安易に入力しない

顧客名、個人情報、契約内容、社外秘情報などを入力する場合は、勤務先のAI利用ルールを確認してください。

必要に応じて固有名詞を「A社」「顧客B」などに置き換えて利用します。

AIの回答をそのまま提出しない

ChatGPTは、入力していない情報を補って文章を作る場合があります。

完成した報告書は必ず人が確認してください。

数字や固有名詞を確認する

日付、金額、数量、会社名、人名などの誤りは大きな問題につながります。

重要な情報ほど元データと照合しましょう。

AIに最終判断を任せない

トラブルの原因や今後の対応などは、AIの提案を参考にすることはできますが、最終判断は担当者や責任者が行います。

企業でAIを利用する際のメリットや注意点については、

→ AIを業務に導入するメリット・デメリット｜中小企業向け解説

も参考にしてください。

ChatGPTで報告書作成をさらに効率化するコツ

報告書ごとにテンプレートを作る

毎回ゼロからプロンプトを書く必要はありません。

日報、営業報告、会議報告など、用途ごとのプロンプトを保存しておけば繰り返し使えます。

「誰が読むか」を指定する

同じ内容でも、

「経営者向け」

「直属の上司向け」

「顧客向け」

では適切な文章が異なります。

読み手を指定すると、より目的に合った文章を作りやすくなります。

文字数や形式を指定する

「300文字以内」

「箇条書き」

「結論を最初に」

など、出力形式を指定すると修正作業を減らせます。

AIと何度かやり取りする

最初の回答で完成させる必要はありません。

「もっと短く」

「問題点を分かりやすく」

「専門用語を減らして」

など、追加で指示しながら完成度を高めましょう。

AIで業務時間を削減したい方へ

報告書作成は、生成AIで効率化できる業務の一つです。

メール、資料作成、議事録などにもAIを活用すれば、日常業務全体の時間短縮につなげられます。

→ AIで業務時間を削減する方法

AIを仕事で使えるレベルまで体系的に身につけたい方は、TechMeetsの学習内容も確認してみてください。

【CTAボタン】TechMeetsの公式サイトを見る

ChatGPTのレポート・報告書作成に関するよくある質問

ChatGPTで作った報告書をそのまま会社に提出できますか？

そのまま提出するのはおすすめしません。

事実関係、数字、固有名詞などを確認し、自分の責任で内容を修正してから提出しましょう。

ChatGPTに箇条書きだけ入力しても報告書を作れますか？

作れます。

むしろ最初から文章を書くより、事実を箇条書きにしてChatGPTに整理してもらう方法は使いやすいでしょう。

ChatGPTで日報も作れますか？

作れます。

その日の業務、成果、課題、翌日の予定などを入力し、決まった形式に整理してもらえます。

ChatGPTで報告書を作ると会社の情報が漏れませんか？

利用するサービスや会社の契約・設定によって取り扱いが異なります。

企業で利用する場合は、勤務先のAI利用ルールを確認し、機密情報や個人情報を安易に入力しないことが重要です。

ChatGPTで作成時間は短縮できますか？

報告内容の整理や文章の下書きをAIに任せることで、作成時間を短縮できる可能性があります。

特に繰り返し作る日報や週報などは、テンプレート化すると効率化しやすくなります。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、レポートや報告書の構成作成、文章化、要約、表現の修正などを効率化できます。

特に、

①目的を決める
②必要な情報を箇条書きにする
③ChatGPTへ具体的に指示する
④生成された内容を確認する
⑤自分で修正して完成させる

という流れで利用すると、初心者でも取り入れやすくなります。

重要なのは、ChatGPTに報告書を丸投げするのではなく、下書きや文章整理を手伝ってもらうことです。

機密情報の取り扱いに注意し、数字や事実関係を人が確認したうえで活用しましょう。

AIを仕事で活用するスキルについて詳しく知りたい方は、

→ AI時代に必要なスキルとは？今から学ぶべき能力を解説

【内部リンク：AI時代に必要なスキル記事】

も参考にしてください。

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ChatGPTを報告書だけでなく、メール、資料作成、情報整理など幅広い業務で活用したい方は、生成AIを体系的に学ぶ方法もあります。

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